Как написать деловое письмо на английском языке

Автор: VICTOR & VIKTORIA |  |    Категории: Деловой английский  |   Комментарии: None

 

На имя человека, занимающего руководящую должность (менеджер, директор), официальные и электронные письма нужно писать в так называемом формальном стиле.

Виды официальных писем

В международной практике приняты следующие виды официальных писем:

  • деловое;
  • запрос информации;
  • жалоба;
  • заявление о приеме на работе;
  • извинение.

А также определена структура официального письма.

Структура делового письма

Имя и адрес отправителя, то есть реквизиты располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов:

  1. Имя руководителя.
  2. Его должность.
  3. Название компании отправителя.
  4. Номер дома, улица.
  5. Город, почтовый индекс.
  6. Страна.

Пример:

Mr. Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”
154  Sadovaya St

Moscow 123456

Russia

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

Дата

Дата располагается  под реквизитами с отступом в три строки.

Варианты написания даты:

  • July 28, 2017;
  • July 28th, 2017;
  • 28 July, 2017;
  • 28th July, 2017.

Адрес получателя

Адрес получателя нужно писать после даты таким образом:

  • полное имя получателя;
  • должность;
  • название компании;
  • номер дома, улица;
  • город, почтовый индекс;
  • страна.

Перед именем обязательно указывают сокращённое обращение:

  • Mr. (мистер, господин),
  • Dr. (доктор),
  • Ms. (мисс, для незамужней женщины),
  • Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs. Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

25 Downing St

London SW1A 2AB

United Kingdom

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Форма обращения к адресату письма

Обращение к адресату «Dear…»(уважаемый(-ая)) пишут, если указано полное имя получателя. То есть, письмо начинают с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer  Grey.

Если имя неизвестно, тогда в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.

В письме на имя компании уместно общее обращение : Dear Sirs.

В письме, адресованном американской компании, в конце обращения ставят двоеточие:  Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

В письме, составленном мужчиной, слово Mr не ставится. Если же письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точку в конце предложения не ставят.

Пример:

Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”,

 или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо часто сопровождается другими документами. Для указания этого факта в деловой переписке (после подписи) пишется сокращение Enc или Encs («Enclsures» — «Приложения»).

После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы,  прилагаемые к основному письму.

Например:

Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

 

Деловые и формальные письма

Обращаем ваше внимание на структуру делового письма и речевые модели для использования в нём.

Структура письма Речевые модели
1. Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner) Dear Sir or Madam  — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2. В первом  абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!) I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить….
I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы…
I am interested in… — Меня интересует…
I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о…
I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся…
I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где…
I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа…
3. Конец письма в соответствующей форме:
Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением…
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо  заканчивается Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением…

 

Примеры деловых официальных писем (Samples of business/formal letters)

Letter of enquiry (письмо-запрос)

Пример 1.

  1. Dear Sir/Madam,
  2. I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

  1. Yours faithfully,

Ann Rudova

Тот же текст письма на русском языке:

Дорогой Сэр/Мадам

Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы  английского языка для повышения своего уровня.

Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах  оплаты и требованиях для зачисления.

С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Анна Рудова

Пример 2.

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Brian Warner

Текст письма на русском языке:

Уважаемый мистер Стивенс,

Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу, на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку  она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должность. Я буду благодарен Вам за помощь.

Искренне Ваш,

Брайан Уорнер

 

Letter of complaint (письмо-жалоба)

 

Пример:

Dear Mr. Olsen,

I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Bill Berry

Текст письма на русском языке.

Уважаемый Мистер Олсен,

Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».

Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Билл Бэрри

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

  1. I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
  2. In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
  3. There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
  4. The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
  5. It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
  6. The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
  7. Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
  8. The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
  9. The price was expensive enough. – Цена была завышена.
  10. It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
  11. In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
  12. I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

Letter of application (письмо-заявление)

Пример:

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Jane Morrison

Текст письма на русском языке:

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление  на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».

Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.

Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джейн Моррисон

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы

  1. I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
  2. I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
  3. I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
  4. I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
  5. I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
  6. My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
  7. As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
  8. I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
  9. I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
  10. I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

Деловое рекомендательное письмо на английском языке

В рекомендательных письмах обязательной является информация о рабочих умениях,  навыках, знаниях, опыте, заслугах человека, рекомендуемого на должность. А также  оценка его работы предыдущим руководителем.

Дополнительные речевые модели для рекомендательных писем:

  • I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…;
  • …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад  сделать это;
  • …distinguished himself / herself … показал себя как…
  • His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…;
  • He/she is а  creative person… Он/она креативная личность…;
  • His / her excellent  capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…;
  • While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…;
  • His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…;
  • The only weak spot  that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…;
  • I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций;
  • I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

Деловое поздравительное письмо

Для официального поздравления руководителя компании или коллег пишут поздравительное деловое письмо. Оно короче, чем официальное письмо, но имеет более эмоциональную окраску.

Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

  1. Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
  2. In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season!  — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник   … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
  3. Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! —  С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приёме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

К сопроводительному письму делается вступительная часть,  в которой  рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.

В основной части письма рассказывают о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента. Здесь также содержится информация о резюме, сопровождающем письмо.

Выразите желание прийти на собеседование в удобное для работодателя или его представителя время, а также  о надежде на принятие положительного для претендента решения.

В заключительной части не забудьте поблагодарить за прочтение письма.

Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

  • I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …;
  • Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …;
  • I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками;
  • I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…;
  • Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

Для встречи с партнерами заранее готовят приглашения. В приглашении указывают имя партнера и время отправки. Текст приглашения должно быть кратким, уместно использование юмора.

Фразы для приглашения:

  • You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
  • Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

На некоторые письма, полученные компанией, предполагается предоставление ответа. По структуре такое письмо не отличается от делового.

Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

  1. Thank you for your letter.Спасибо за Ваше письмо.
  2. We much appreciate your offer.Мы высоко ценим Ваше предложение…
  3. We shall be pleased to supply you with…Мы будем очень рады поставить (выслать) Вам…
  4. Regarding your question about… – Относительно вашего вопроса о…

Основные части официального письма

Официальное письмо состоит из следующих частей:

  1. Официальное приветствие:
  • Dear Sir/Madam , если Вам неизвестна фамилия человека;
  • Dear Mr/Mrs Wilson, если не знаете имени получателя.
  1. Первый абзац содержит приветствие, вступительное слово, цель письма.
  2. В основной части письма раскрывается содержание – указываются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).
  3. Последний абзац – итог письма. То есть, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.
  4. Формальное окончание письма:
  • Yours faithfully,… если неизвестна фамилия человека;
  • Yours sincerely,… если Вы не знаете имени получателя.

План письма

Вступление

Абзац 1: приветствие и вступительное слово, цель письма

Основная часть

Абзацы 2-3: раскрытие содержания письма

Заключение

Абзац 4: заключительное слово, ожидаемый результат

 

YouTube video

 

Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

Внимательно проверяйте деловые письма, чтобы убедиться, что при написании не была упущена ни одна из частей.

 

Хорошо написанное, с продуманным текстом деловое письмо – эффективный инструмент в бизнесе. Оно может помочь при заключении сделок или приеме на работу. Возможно, также испортить впечатление об отправителе, если халатно отнестись к его написанию.

Баннер

Be the first to write a comment.

Оставить Комментарий