Миллионы встреч разных уровней ежедневно проводят в сфере бизнеса. Но не каждая из них  результативна. Чаще всего эффективность подобных мероприятий предопределяет умение организовать деловое общение и нацелиться на положительный результат.

Если ваш партнёр – иностранец, то, конечно, это предъявит дополнительные требования к уровню знания бизнес английского, но общие этапы эффективной деловой встречи ничем не отличаются. Вне зависимости, от языка переговорщиков.

Итак, чтобы провести эффективную деловую встречу требуется:

• знание делового языка;
• умение вести беседу;
• иметь презентабельность; 
• владеть языком тела.

Всё это, действительно, важно для проведения деловых встреч, которые заканчиваются совершением сделки, подписанием контракта.

Кто участвует в деловой встрече?

Состав участников на предстоящей деловой встрече определяют, отталкиваясь от следующих позиций:

1. Участие кого из сотрудников необходимо для проекта?
2. Кто именно будет принимать важные решения в процессе переговоров?
3. Чье одобрение потребуется, чтобы продолжить работу в данном направлении?

Ответы на эти вопросы позволят выявить круг людей, способных отстаивать интересы своей компании и качественно провести деловую встречу. Далее, руководитель ставит кандидатов в известность, и начинается подготовка к проведению мероприятия.

Как организовать диалог между участниками деловой встречи

Формат, по которому будет проходить встреча с деловыми партнёрами,  выбирает руководитель. Возможные варианты с:

• посредником;
• лидером и посредником.

По выбранному формату встречи определяется сценарий мероприятия и модель участия каждого представителя:

1. Посредник.
2. Протоколист.
3. Лидер.
4. Рядовой участник.

Причём, за каждым участником встречи закрепляется какая-то роль. Хотя он может выполнять любую из этих ролей. Точно так, как и любой из участвующих может выполнить все указанные роли.

Настоящим талантом руководителя считают его умение организовать диалог на деловой встрече. Самые опытные переговорщики составляют план деловой встречи, состоящий из таких пунктов:

1. Повестка дня.
2. Состав участников.
3. Время и место проведения деловой встречи.
4. Подготовка материалов (аудио/видео оборудование для проведения презентаций).
5. Особые обстоятельства, потребности.

А также на будущее фиксируют и распространяют результаты переговоров (основные):

• решения;
• действия;
• нерешённые (открытые) вопросы.

Фразы для проведения деловой встречи

Как нужно приветствовать партнёров:

«It’s my pleasure to welcome you to …»

«I would like to welcome you to …»

Как сформулировать повестку дня деловой встречи:

«Я хотел бы начать со следующего»;

«Для начала предлагаю определиться с общей процедурой»;

«Подходят ли Вам эти условия?»

«I would like now to begin by suggesting the following agenda»;

«To start with, I think we should establish the overall procedure»;

« Is this okay with you?»

Как описать свои позиции, обозначить условия:

«We’d like to propose that …»;
«We propose / suggest …»;
«Regarding your proposal, our position is …»;
« How do you feel about …».

Как отвечать на предложение оппонента: 

«Maybe it would be better to …»;
«Perhaps a better idea would be …»;
«May we offer an alternative? We propose that …»;
«From where we stand, a better solution might be …».

Как выразить согласие:

«I think we can both agree that…»:
«I agree with you on that point».
«I think that would be acceptable».

Как выразить возражение:

«That’s not exactly how I look at it»;
«If you look at it from my point of view…»;

«I have some reservations about that…»;
«From my perspective…»;
«I’m afraid we couldn’t agree to that…».

Как аргументировать свою позицию:

«The reason for that is …»;
«This is because …».

Как рассказать о приоритете интересов:

«The most important issue for us is …»;
«Our intention is …»;
«Our main priority is …»;
«We might like to …».

Как выражать компромисс:

«If you were prepared to …, we might be able to…»;
«We are ready to accept your offer; however, there would be one condition”;
«Would you be willing to accept a compromise?»;
«In return for this, would you be willing to …?».